BAB 7 MICROSOFT ACCESS 2010

7.1 PENDAHULUAN
Microsoft Access adalah sebuah program aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplika Microsoft Office, selain tentunya MS Word, MS Excel dan MS Power Point. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data MS Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna.

     Microsoft Access dapat menggunakan data yang tersimpan didalam bentuk format Microsoft Access, MS Jet Database Engine, MS SQL Server, Oracle Database, atau semua container basis data yang mendukung standar ODBC (Open Data Base Connectivity), ODBC adalah sebuah standarisasi untuk konektifitas antar mesin basis data. Standar ini menyediakan API (Application Programming Interface) yang dapat menjalankan dan mengoneksikan sebuah aplikasi dengan sebuah sistem manajemen basis data (SDMBD). Para pengguna programmer yang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang komplek.



7.2 PENGENALAN DATABASE
Data base (Basis Data) yang paling sedrhana adalah kumpulan dari tabel. Satu tabel mempresentasikan suatu identitas tertentu.

     Tabel-tabel ada dikumpulkan dalam satu container atau wadah. Wadah inilah yang sering disebut Database. Jadi dalam satu database terdiri atas tabel pegawai, jabatan, golongan, absen dan sebagainya.

     Pengertian database pada MS Access adalah sekumpulan objek yang terdiri dari tabel, query, form, report. Objek-objek ini ditampung dalam suatu wadah atau database. Jadi dalam MS Access yang dimaksud database adalah kumpulan dari table, query, form, report.



7.3 MENJALANKAN MS ACCESS 2010

1. Klik START pada Windows 7 kemudian carilah pada ALL Program kemudian cari Microsoft Office.
2. Klik MS Access 2010. Kemudian akan tampil Program MS Access 2010.

7.3 Menyembunyikan Ribbon

Tampilan awal access sewaktu dibuka akan tampak pada tampilan yang disebut Backstage View. Apabila anda membuka dan mengaktifkan sebuah database, anda akan melihat ribbon dan isinya bukan hanya tab.

     Jika tampilan Access kurang lebar dan anda ingin menampilkan bagian lain Access secara lebih baik, anda dapat menyembunyikan dengan menggunakan tombol CTRL + F1 pada keyboard.


7.3.2 Membuat Table
Pada saat ingin melakukan sesuatu seperti membuat Access Data project mungkin pertama kali akan merasa bingung bagaimana cara memulainya. Karena tiap kali anda membuat MS Access 2010, anda dihadapkan pada ekstensi file (.accdb). Sebenarnya access 2010 memberi kebebasan untuk membuat file bertipe tertentu, tidak hanya file database Access 2007, misalnya membuat file Access Data Base Project (.adp). Caranya adalah :

1. Tutup semua database yang terbuka.
2. Klik Tab File.
3. Klik New, hingga tampilannya terlihat.
4. Berikan nama Database pada kotak File Nama, Default file Data yang akan disimpan pada C:/Users/DeMaster/Documents/
5. Rubah default penyimpanan ke folder yang sudah dibuat, sehingga memudahkan pencarian dikemudian hari. Dengan cara klik Icon Open Foldr, kemudian carilah tempat file data access yang akan disimpan.
6. Saat ini posisi tempat penyimpanan berada pada "D:/Documents?Windows7_buku/Access?" dengan nama file sementara adalah "Database1.accdb".
7. Kemudian Klik "CREATE".
8. Kemudian Klik "FILE" dan pilih "Design File".
9. Kemudian Access akan meminta memasukkan nama Tabel, untuk contoh saat ini ketik "data mahasiswa".
10. Kemudian akan masuk kedalam modifikasi table dimana kita harus memberikan field-field yang nantinya akan dijadikan record-record didalam database / table.
11. Buatlah Field-Field nama yang sudah disediakan didalam masing-masing kotak. Seperti : Field Name, Data Type, Description.
12. Field-Field yang sudah diberikan nama dan data typenya.
13. Setiap field yang dibuat, harus ditentukan batas maksimum karakter (huruf) yang dapat diinput.

     Sampai sini sudah dijelaskan bagaimana cara membuat table (database) di MS ACCESS 2010.

7.4 FORM TABEL

Setelah database sudah selesai dibuatdan diberikan nama. Selanjutnya adalah membuat Form atau Tampilan layar. Cara membuatnya adalah sebagai berikut.

7.4.1 Membuat Form

1. Jalankan kembali MS ACCESS 2010 anda dan kemudian klik Open, carilah di folder tempat dimana file database.accdb tersimpan.
2. Klik data mahasiswa.
3. Pilih Tab Create dan klik Form Wizard di group Form.
4. Kemudian setelah memilih dan mengklik Form Wizard akan tampil jendela form wizard dimana didalamnya terdapat field-field yang akan digunakan sebagai masukan kedalam form tersebut.
5. Pilihlah semua field yang akan dijadikan Item-Item didalam form dengan mengklik tanda ">" untuk memilih satu per satu tanda ">>" untuk memilih semua list field tersebut. Kemudian Next.
6. Setelah mengklik NEXT maka akan muncul bentuk-bentuk form. Ada 4 macam bentuk Form: Colummar, Tabular, Datasheet dan Justified. Pilihlah Colummar.
7. berilah judul Form yang sudah selesai dibuat, untuk Form ini kita berikan nama "DATA MAHASISWA". 

     Sebelum data-data tersebut diinput kedalam kotak yang sudah tetrsedia. KOtak Input "NO" akan tampak kata NEW. Artinya Database yang terhubung dengan Data Mahasiswa ini belum diisi.

     Jika form tersebut dibuat dengan FORM WIZARD maka semua bentuk field didalam forum masih sama seperti nama field yang ada didalam databasenya. Untuk itu field didalam forum harus dirubah sehingga gampang dibaca olrh orang lain. Cara untuk merubahnya adalah sebagai berikut :

1. Pilih File kemudian klik Design View.
2. Setelah Design View dipilih maka form akan dapat diedit sesuai dengan yang kita kehendaki.
3. Saat kita merubah bentuk form, maka akan tampil Form Design Tools secara otomatis.
4. Untuk merubah tampilan isi form tersebut, cukup dengat menyorot filed yang diinginkan saja.
5. Setelah disorot/dipilih satu per satu judul, Klik dua kali pada kotak judulnya da kemudian rubah tulisan yang ada. Misalnya NO dirubah menjadi NOMOR, begitu selanjutnya, rubah judul field yang ada. Ingat!! Hanya judul field yang dirubah.
6. Setelah semuanya dirubah jangan lupa menyimpan. Degan menekan tombol CTRL + S.
7. Kemudian jalankan form tersebut dengan mngklik View dan pilih Form View.
8. Dan coba masukkan data-data yang diminta.

7.4.2 Menambahkan Button-button pada Form
Form yang sudah dibuat dapat dimodifikasi dengan menambahkan button-button dibawahnya / diletakkan sesuai dengan keinginan. Cara untuk menambahkan adalah sebagai berikut :

1. Jika diperhatikan Design Form yang kita buat, terdapat 3 area yaitu :

• Form Header : Tempat Judul Form.
• Detail : Tempat meletakkan isi field-field.
• Form Footer : Tempat judul / button-button.
• Dari Form Design Tool klik icon Button kemudian letakkan diarea Form Footer. Dan kemudian muncul jendela Command Button Wizard.
• Pilihlah Record Operations, karena kita akan membuat Button : INPUT, DELETE kemudian pilih pada kotak Actions : Add new record.
• Kemudian Klik Next dan Pilih Text, pada kotak Text ketik : Input Data.
• Kemudian Next dan terdapat Command 17 biarkan saja kemudian klik Finish, maka satu button INPUT DATA sudah selesai dibuat. Berikutnya buat Button Delete dengan cara yang sama. tetapi pada jendela Acction Pilih Delete Record.
• Setelah dibuat dua BUTTON maka Form tersebut dijalankan dengan cara mengklik View - Form View.
• Demikianlah cara dalam membuat Form Tabel sampai bagaimana membuat button Input dan Delete data.

7.5 REPORT

MS ACCESS dapat membuat suatu report / laporan berdasarkan data-data yang telah dimasukkan kedalam teble / database. Cara untuk membuat sebuah laporan sederhana adalah sebagai berikut :

1. Buka kembali File Database access yang telah anda buat "database1" dan kemudian akan masuk ke system MS Access 2010.
2. Kemudian Pilih Create dan Pilih Report Wizard pada Group Report.
3. Kemudian akan muncul jendela Report wizard dan masukkan semua Field-field yang berada didalam kotak Available Fields kedalam Kotak Selected Fields dengan cara mengklik ">" artinya masukkan field satu per satu dan ">>" masukkan semua fields.
4. Setelah itu semua field akan pindah masuk kedalam kotak Selected Fields dimana field tersebut akan dijadikan judul dan isi dari laporan yang akan kita buat kecuali NO tidak dimasukkan. Klik NEXT.
5. Kemudian akan muncul Report Wizard dimana sudah terdapat layout Report yang akan dibuat. Klik NEXT.
6. MS Access akan meminta field mana yang akan ditampilkan berurutan pertama kali berdasarkan abjad (ascending). Untuk contoh ini kita akan menampilkan Nama dan Tanggal Lahir saja.
7. Klik Next jika field sudah kita pilih untuk tampilan secara berurutan.
8. Berikutnya Access mementa kita untuk memilih bentuk dari Report tersebut ada 3 pilihan layout, yaitu : Collumar, Tabular, Justified. Kemudian pilih standar yaitu Tabular dengan jenis kertas adalah potrait. Kemudian Klik Next.
9. Masukkan Judul Report "Report Data Mahasiswa 2012" kemudian klik FINISH.
10. Selesailah dalam pembuatan report sederhana ini.
11. Pada Form View harus ditambahkan satu button untuk menampilkan Report secara langsung tanpa harus berusaha payah mencari bagaimana menampilkan Reportnya. Cukup dengan klik Tombol Lihat Report, maka akan muncul Report.
12. Kembali ke menu Form View.
13. Pilih Button dan pilih Report Operations, pada menu Actions pilih Preview Report.
14. Pilih Judul Report yang sudah kita buat tadi "Report Data Mahasiswa 2012" kemudian klik NEXT.
15. Klik Text dan ketik didalam kotak "Lihat Report" kemudian Next.
16. Klik Finish dan Jalankan Form View.
17. Hasil Tekan tombol LIHAT REPORT.